DefinicjaEDI (Electronic Data Interchange), po polsku elektroniczna wymiana danych, to przesyłanie dokumentów handlowych, takich jak zamówienia, awizacje dostaw i faktury, bezpośrednio między systemami dwóch firm w ustalonym, standardowym formacie. W handlu detalicznym często używa się standardu GS1 EANCOM. Dokument trafia do systemu odbiorcy bez drukowania, maili i ręcznego przepisywania.
Jak działa EDI?
Sieć handlowa wysyła zamówienie nie mailem, tylko jako plik w uzgodnionym formacie, który system dostawcy potrafi odczytać. Typowy obieg wygląda tak:
- Zamówienie. Sieć wysyła zamówienie z kodami EAN produktów, ilościami i miejscem dostawy.
- Potwierdzenie. Dostawca odsyła, co i w jakiej ilości dostarczy.
- Awizacja. Przed dostawą dostawca informuje, co dokładnie jedzie na palecie.
- Faktura. Po dostawie faktura trafia do systemu sieci w tym samym kanale.
Dokumenty zwykle przechodzą przez operatora EDI, czyli firmę, która pośredniczy w wymianie i tłumaczy formaty między systemami.
Dlaczego EDI dotyczy małych dostawców sieci?
Bo to zwykle sieć decyduje, jak chce dostawać zamówienia i faktury. Mały producent czy hurtownia, która zaczyna współpracę z siecią, może usłyszeć, że EDI jest warunkiem. Wtedy trzeba wybrać operatora i ustalić, jak dokumenty z EDI trafią do własnego systemu sprzedaży lub ERP. Najprostsza wersja to portal operatora, w którym zamówienia przegląda się w przeglądarce. Wygodniejsza to połączenie z ERP, dzięki czemu zamówienie samo pojawia się w systemie, a faktura sama wraca do sieci.
Co trzeba mieć w porządku, żeby EDI działało?
- Kody EAN (GTIN) produktów zgodne z tym, co sieć ma w swojej kartotece;
- kody lokalizacji (GLN) firm i miejsc dostaw;
- porządek w danych produktów: opakowania zbiorcze, jednostki, ceny.
Większość błędów w EDI to nie problem techniki, tylko niezgodnych danych, np. inny kod produktu u dostawcy i w sieci. Część dostawców dostaje jeszcze zamówienia od mniejszych odbiorców mailem albo w PDF. Te można odczytywać automatycznie i wprowadzać do systemu, a człowiek sprawdza wyjątki. O tym, od czego zacząć takie zmiany, piszę w artykule Automatyzacja w firmie: od czego zacząć.
Najczęstsze pytania
Czy EDI to to samo co e-faktura?
Nie do końca. E-faktura to faktura w formie elektronicznej. EDI to cały kanał wymiany dokumentów między firmami, w którym obok faktur przesyła się też zamówienia, potwierdzenia i awizacje.
Czy do EDI potrzebny jest własny system ERP?
Nie zawsze. Operatorzy EDI udostępniają zwykle portal w przeglądarce, w którym można odbierać zamówienia i wystawiać dokumenty. Połączenie z ERP oszczędza jednak przepisywania przy większej liczbie zamówień.
Zobacz też
Źródła