DefinicjaERP (Enterprise Resource Planning), po polsku planowanie zasobów przedsiębiorstwa, to zintegrowany system do prowadzenia głównych procesów firmy: zamówień, zakupów, magazynu, produkcji, faktur i księgowości. Wszystkie działy pracują w nim na jednej bazie danych, więc zamówienie przyjęte przez sprzedaż od razu widzi magazyn, a faktura trafia do księgowości bez przepisywania.
Co robi system ERP w firmie?
Łączy w jednym miejscu to, co bez niego jest rozrzucone po kilku programach i arkuszach. Typowe moduły to:
- sprzedaż i zamówienia klientów;
- zakupy i zamówienia u dostawców;
- magazyn: stany, przyjęcia, wydania, partie i terminy przydatności;
- faktury, płatności i księgowość;
- w firmach produkcyjnych także planowanie produkcji i receptury.
Przykład z dystrybucji: hurtownia przyjmuje zamówienie od sklepu. ERP sprawdza stan magazynu, rezerwuje towar, drukuje dokument wydania, wystawia fakturę i zapisuje należność. Każdy produkt ma w nim swój indeks (SKU), cenę i stan.
Czym ERP różni się od CRM i od programu do faktur?
Program do faktur robi jedną rzecz: wystawia dokumenty. CRM prowadzi klientów i sprzedaż przed zamówieniem. ERP obejmuje to, co dzieje się z towarem i pieniędzmi: od zamówienia, przez magazyn, po księgowanie. Mała firma usługowa często w ogóle nie potrzebuje ERP. Producent czy hurtownia z magazynem zwykle bez niego nie działa. Rozważając ERP, zacznij od listy procesów, które dziś prowadzisz w arkuszach, a nie od listy funkcji programu.
Jak połączyć ERP ze sklepem, stroną i partnerami?
Najczęściej przez API albo wymianę plików. Typowe połączenia to:
- sklep internetowy, który pobiera z ERP ceny i stany, a odsyła zamówienia;
- zamówienia i faktury wymieniane z sieciami handlowymi przez EDI;
- dane produktów przekazywane do systemu PIM, a stamtąd do sklepów i partnerów;
- raporty sprzedaży składane automatycznie z danych ERP.
Zanim ktoś zbuduje takie połączenie, warto ustalić, który system jest źródłem prawdy dla danej informacji (np. ceny w ERP, opisy w PIM), żeby dwa programy nie nadpisywały sobie danych. Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji, opisuję w artykule Automatyzacja w firmie: od czego zacząć.
Najczęstsze pytania
Czy mała firma potrzebuje ERP?
Zależy od tego, czym handluje. Firma usługowa bez magazynu zwykle wystarczy program do faktur i CRM. Firma z magazynem, wieloma zamówieniami i dostawcami szybko odczuwa brak jednego systemu, w którym zamówienie, stan i faktura są połączone.
Czy do ERP da się podłączyć automatyzację z AI?
Tak, jeśli ERP udostępnia API albo import plików. AI może np. odczytać zamówienie z maila lub PDF i przygotować je do wprowadzenia, a człowiek je zatwierdza, zanim trafi do systemu.
Zobacz też
Źródła