Co przygotować przed rozmową?

DefinicjaPrzygotowanie do rozmowy o stronie to zebranie przed pierwszym spotkaniem z wykonawcą informacji, od których zależą zakres i wycena: celu strony, opisu klientów i usług, przykładów, stanu obecnej strony i dostępów, materiałów, budżetu, terminu i potrzebnych połączeń z innymi programami. Nie wymaga gotowych tekstów ani projektu, tylko odpowiedzi na kilka pytań.

Co przygotować przed rozmową o stronie internetowej?

Odpowiedzi na kilka pytań: co ma zrobić odwiedzający, kim są Twoi klienci, jakie usługi chcesz pokazać, jakie strony Ci się podobają, co już masz i kto ma do tego dostęp, jaki masz budżet i termin, kto decyduje i z czym strona ma się połączyć. Gotowe teksty ani projekt nie są potrzebne.

Wystarczy jedna strona notatek w punktach. Z nią wykonawca może po rozmowie wycenić konkretny zakres i podać termin. Bez niej rozmowa zwykle kończy się zdaniem „to zależy” i kolejną rundą pytań mailem.

Jak opisać cel strony?

Jednym zdaniem o tym, co ma zrobić klient po wejściu na stronę: zadzwonić, wysłać zapytanie, zarezerwować termin, przyjechać na miejsce albo kupić. Od celu zależy, co znajdzie się na pierwszym ekranie, jakie będą podstrony i jakie funkcje trzeba zbudować.

„Strona ma być nowoczesna” to nie cel, tylko oczekiwanie co do wyglądu. Jeśli celów jest kilka, ustaw je w kolejności, na przykład najpierw telefon, potem formularz, na końcu zapis na listę mailową. Co sprawia, że odwiedzający dzwoni, opisuję w artykule Co musi mieć strona firmowa.

Co powiedzieć o klientach i ofercie?

Kto u Ciebie kupuje, skąd trafia i o co pyta, zanim zamówi. Pytania, które klienci zadają przez telefon i w mailach, to najlepszy materiał na treść strony, bo strona powinna odpowiadać na nie, zanim ktoś zadzwoni.

Spisz też listę usług i zaznacz najważniejsze: te, których chcesz robić więcej, i te, o które klienci pytają najczęściej. Każda ważna usługa to zwykle osobna podstrona, więc ta lista w dużej mierze ustala wielkość strony. Jak ułożyć z niej menu i podstrony, wyjaśniam w artykule Architektura informacji strony.

Po co pokazywać strony, które Ci się podobają?

Bo słowa „przejrzysta” i „elegancka” każdy rozumie inaczej, a dwa, trzy linki z jednym zdaniem komentarza mówią więcej niż długi opis. Nie muszą to być strony z Twojej branży.

Przy każdym linku napisz, co dokładnie Ci się podoba: układ, zdjęcia, sposób opisania usług, łatwy kontakt. Przydają się też strony konkurencji: co robią dobrze, a co Cię irytuje. To, czego nie chcesz, jest równie cenną wskazówką jak to, czego chcesz.

Co sprawdzić w tym, co już masz?

Przede wszystkim to, kto ma dostęp do domeny, czyli adresu strony, i do hostingu, czyli serwera, na którym strona stoi. Brak loginu do domeny to częsty powód, dla którego gotowa strona nie może ruszyć.

Zrób listę: obecna strona i panel do jej edycji, domena, hosting, poczta firmowa, wizytówka Google (Profil Firmy w Google), Google Search Console (bezpłatne narzędzie Google, które pokazuje, jak strona radzi sobie w wyszukiwarce) i profile w mediach społecznościowych. Przy każdej pozycji zapisz, na kogo jest konto i kto zna hasło, ale samych haseł nie wysyłaj mailem. Jeśli odpowiedź brzmi „chyba poprzedni wykonawca”, wyjaśnij to przed startem; jak, opisuję w artykule Domena i hosting.

Jeśli obecna strona przynosi klientów z Google, powiedz o tym na początku rozmowy. Nowa strona musi wtedy przekierować stare adresy na nowe, a to zmienia zakres prac. Szczegóły są w artykule o odświeżeniu strony bez utraty pozycji.

Jakie treści i zdjęcia trzeba mieć na start?

Gotowych nie trzeba mieć żadnych, ale warto wiedzieć, co jest, a czego brakuje. Inaczej planuje się stronę, do której są już zdjęcia realizacji i opisy usług, a inaczej taką, do której wszystko trzeba dopiero przygotować.

Zrób krótki spis: opisy usług (nawet w punktach), zdjęcia realizacji, miejsca i zespołu, logo, opinie klientów, dane firmy. Ustal też, kto napisze teksty. Zwykle robi to firma, bo najlepiej zna swoich klientów, a wykonawca podpowiada, czego potrzeba i jak to ułożyć. Jeśli zdjęcia wymagają sesji, powiedz o tym od razu, bo od tego zależy termin.

Czy mówić wykonawcy o budżecie i terminie?

Tak, choćby w przybliżeniu. Znając budżet, wykonawca może zaproponować zakres, który się w nim zmieści, albo podzielić stronę na etapy; bez niego zgaduje, a Ty dostajesz wycenę, której nie masz do czego odnieść.

Jeśli nie wiesz, ile przeznaczyć, sprawdź rynkowe widełki w artykule Ile kosztuje strona internetowa dla firmy. Z terminem jest podobnie: podaj prawdziwą datę i powód, na przykład otwarcie lokalu, targi albo początek sezonu. „Na wczoraj” nie pomaga w planowaniu, a konkretna data pozwala ustalić, co musi być gotowe na start, a co może dojść później.

Kto w Twojej firmie podejmuje decyzje?

Najlepiej jedna osoba, która zbiera uwagi od innych i ma ostatnie słowo. Jeśli stronę musi zaakceptować wspólnik albo zarząd, powiedz o tym na pierwszej rozmowie, a najlepiej zaproś tę osobę.

Gdy wykonawca wie o tym od początku, w planie jest czas na akceptację, a gotowy projekt nie wraca do początku tylko dlatego, że ktoś ważny zobaczył go pierwszy raz na końcu.

Z czym strona ma się połączyć?

Wypisz programy, z którymi strona ma współpracować: system rezerwacji, kalendarz, sklep i płatności online, wysyłka maili do klientów albo CRM, czyli program do prowadzenia kontaktów z klientami. Każde takie połączenie (wykonawcy mówią „integracja”) to osobna praca, więc zmienia wycenę.

Podaj nazwy programów, których już używasz, i powiedz, czy muszą zostać. Ustal też, dokąd mają trafiać zapytania z formularza: na jeden adres, do kilku osób czy do CRM. To drobiazg, który łatwo pominąć, a od niego zależy, czy żadne zapytanie nie zginie.

O co wykonawca powinien Cię zapytać, a o co Ty jego?

Dobry wykonawca pyta o cel, klientów, to, co już masz, budżet i termin, zanim zapyta o kolory. Jeśli pierwsze pytanie dotyczy szablonu albo ulubionego koloru, strona może powstać bez związku z tym, czego potrzebuje Twoja firma.

Ty zapytaj, co dostaniesz po rozmowie: zakres, wycenę, termin. Dopytaj, co musisz przygotować na kolejny etap, kto będzie właścicielem domeny i strony oraz kiedy zobaczysz pierwszą wersję. Pełną listę pytań przed podpisaniem umowy znajdziesz w artykule Jak wybrać wykonawcę strony.

Jak wygląda taka rozmowa u mnie?

Trwa 30 minut, online albo na miejscu na Śląsku, w Katowicach i okolicach. Nie musisz mieć gotowego planu: wystarczy kilka zdań o firmie i usługach, adres obecnej strony, jeśli ją masz, linki do stron, które Ci się podobają, także konkurencji, i termin, jeśli coś Cię goni.

Po rozmowie dostajesz zakres z listą podstron i funkcji, wycenę bez ukrytych kosztów, proponowany termin pierwszej wersji i radę, czy lepsza będzie strona statyczna, czy WordPress, zależnie od tego, czy chcesz sam często zmieniać treści. Szczegóły tego etapu opisuję na stronie Rozmowa i zakres.