W 7 dni: AI Factsheet zgodny z AI Act dla MŚP

Klienci i platformy coraz częściej pytają, jak używasz AI i skąd masz dane. Dobra wiadomość: w tydzień przygotujesz dwa krótkie dokumenty, które to jasno pokazują. Poniżej prosty plan, gotowe pola i przykłady. Bez prawnika i bez kodu — w zwykłych narzędziach biurowych.

Co i po co: prosty język, jasne zasady

AI Act to unijna ustawa o sztucznej inteligencji. W praktyce oznacza więcej przejrzystości: trzeba prosto wyjaśnić, do czego służy AI i jakie ma ograniczenia. GPAI Code (kodeks dobrych praktyk dla systemów AI ogólnego przeznaczenia) wzmacnia te oczekiwania.

AI Factsheet to jednostronicowy opis Twojego użycia AI w zwykłym języku. Rejestr Systemów AI to arkusz z listą procesów, danych, limitów i kontaktem do właściciela procesu (osoba odpowiedzialna). To nie jest porada prawna — to praktyczny pakiet „pokaż, jak działasz”.

Dodatkowy plus: odpowiedzi AI w wyszukiwarkach (np. Google AI Overviews) lubią jasne źródła i proweniencję treści (czyli skąd coś pochodzi). Przejrzyste dokumenty zwiększają szansę, że AI dobrze streści Twoją ofertę.

Plan na 7 dni (bez kodu)

Wystarczy godzina dziennie. Pracuj w Google Docs/Sheets lub Microsoft 365. Jeśli wolisz, użyj Notion lub Airtable.

• Dzień 1 — Zrób listę miejsc, gdzie używacie AI: obsługa klienta, sprzedaż, marketing, HR, księgowość.
• Dzień 2 — Wybierz format i miejsce: folder „Compliance/AI”. Utwórz pliki: „AI Factsheet” (doc) i „Rejestr Systemów AI” (arkusz).
• Dzień 3 — Napisz wersję 1 AI Factsheet: językiem, który zrozumie klient. Zero żargonu.
• Dzień 4 — Zbuduj szkielet rejestru: kolumny z danymi, limitami i właścicielem procesu.
• Dzień 5 — Wypełnij 2–3 kluczowe procesy. Dodaj proste limity (granice użycia) i kto zatwierdza wyjątki.
• Dzień 6 — Przegląd z właścicielami procesów. Dodaj „człowieka w pętli” (osoba, która sprawdza wynik AI). Ustal częstotliwość przeglądu (np. co kwartał).","Dzień 7 — Opublikuj: link w ofercie, politykach i odpowiedziach R

Jakie pola wpisać: gotowe do skopiowania

AI Factsheet (1 strona, zwykły język): poniżej sugerowane sekcje z krótkimi przykładami.

Rejestr Systemów AI (arkusz): wpisujesz każdy proces z AI jako jeden wiersz. Krótko i rzeczowo.

• Cel użycia AI — np. „szybsze odpowiedzi na maile klientów”.
• Zakres i opis działania — co robi AI krok po kroku w 1–2 zdaniach.
• Jakie dane — np. treść maili, FAQ. Bez wrażliwych detali.
• Źródła danych — skąd pochodzą (np. nasza baza FAQ, publiczne strony).
• Narzędzia — np. Microsoft Copilot 365, ChatGPT, własny model.
• Człowiek w pętli — kto sprawdza ważne odpowiedzi przed wysłaniem? (imię/rola) — dla Factsheet; Dla rejestru: Właściciel procesu — imię i kontakt (e‑mail).

Utrzymanie, publikacja i szybkie korzyści

Utrzymanie: aktualizuj po każdej zmianie narzędzia, danych lub zasad. Minimum raz na kwartał. Dodaj to do checklisty onboardingu i checklisty zmian w procesach.

Publikacja: podlinkuj Factsheet w ofercie, w odpowiedziach na RFP (zapytania ofertowe) i w politykach na stronie. W rejestrze trzymaj szczegóły operacyjne — do wglądu na żądanie klienta lub platformy.

Korzyści: szybsze przetargi (zakupy wiedzą, co sprawdzić), mniejsze ryzyko (limity i właściciele są jasne), lepsza widoczność w AI Overviews dzięki prostej, jednoznacznej narracji o źródłach i kontroli jakości.

• Gdzie wkleić link: stopka „Polityki AI”, strona „O nas”, opis oferty, odpowiedzi RFP.
• Ustal SLA na aktualizację: np. 5 dni roboczych od zmiany procesu.

Zamiast długich regulaminów przygotuj dwa zwięzłe dokumenty w tydzień. To wystarczy, by pokazać dojrzałość w użyciu AI i przejść większość pytań zakupowych. Jeśli chcesz, przejrzę Twoje wersje robocze i podpowiem uzupełnienia — umów krótką konsultację bez zobowiązań.