DefinicjaChatGPT w codziennej pracy firmy to korzystanie z asystenta AI do pisania i porządkowania tekstów: odpowiedzi na maile, szkiców ofert, notatek ze spotkań, tłumaczeń i list zadań. Asystent przygotowuje pierwszą wersję na podstawie tego, co mu podasz, a człowiek ją sprawdza, poprawia i odpowiada za to, co trafia do klienta.
Do czego firma może używać ChatGPT na co dzień?
Przede wszystkim do pierwszej wersji tekstów, które i tak trzeba napisać: odpowiedzi na maile, ofert, notatek ze spotkań i tłumaczeń. ChatGPT nie zna Twojej firmy, więc najlepiej działa tam, gdzie to Ty dostarczasz treść, a on ją porządkuje, skraca albo przepisuje.
- Odpowiedź na maila
- Wklejasz treść wiadomości bez danych nadawcy i dopisujesz w kilku słowach, co chcesz odpowiedzieć. Dostajesz szkic, który poprawiasz i wysyłasz.
- Szkic oferty
- Z notatek po rozmowie z klientem: czego potrzebuje, co proponujesz, w jakiej kolejności. ChatGPT układa z tego czytelny tekst, a ceny i terminy wpisujesz sam.
- Notatka ze spotkania
- Z chaotycznych zapisków robi podsumowanie: co ustalono, kto co robi i do kiedy.
- Długi dokument
- Instrukcję, procedurę albo zapytanie ofertowe zamienia w listę kroków albo rzeczy do sprawdzenia i odhaczenia.
- Tłumaczenie
- Maile i opisy usług w innym języku, w tonie, o który poprosisz.
- Zmiana tonu
- Ten sam tekst krócej, uprzejmiej, bardziej rzeczowo albo prostszym językiem, np. gdy odpowiedź na reklamację wyszła zbyt nerwowo.
Jak prosić ChatGPT, żeby odpowiedź była przydatna?
Tak, jak prosisz nową osobę w zespole: powiedz, o co chodzi, dla kogo jest tekst, jak ma wyglądać i czego w nim nie chcesz. Taką prośbę po angielsku nazywa się prompt. Im jest konkretniejsza, tym mniej poprawek potem; OpenAI w swoim poradniku też radzi pisać jasno, konkretnie i z kontekstem.
- Kontekst: czym zajmuje się firma, kto jest odbiorcą, czego dotyczy sprawa.
- Zadanie: co dokładnie ma powstać: odpowiedź, streszczenie, lista.
- Przykład: wcześniejszy mail albo oferta, która Ci się podobała. Jeden przykład mówi więcej niż opis stylu.
- Format: długość, punkty czy akapity, zwracanie się per Pan/Pani czy na Ty.
- Czego nie pisać: np. bez cen, bez obietnic terminów, bez zwrotów, których nie używasz.
Pierwsza odpowiedź rzadko jest gotowa. Zamiast zaczynać od nowa, poproś o poprawkę w tej samej rozmowie: „krócej”, „mniej formalnie”, „dodaj pytanie o adres”. Stałe informacje, np. czym zajmuje się firma i jak piszecie do klientów, możesz zapisać raz w ustawieniach jako instrukcje niestandardowe (custom instructions). ChatGPT bierze je pod uwagę we wszystkich rozmowach.
- Kontekst
- „Prowadzę serwis klimatyzacji. Klient pyta o przegląd przed sezonem i o to, czy da się go zrobić w sobotę.”
- Zadanie
- „Napisz odpowiedź na jego maila. Wklejam go niżej, bez danych klienta.”
- Przykład
- „Tak zwykle piszemy do klientów: [wcześniejsza odpowiedź].”
- Format
- „Najwyżej pięć zdań, per Pan/Pani, na końcu miejsce na dwa terminy do wyboru. Terminy wpiszę sam.”
- Czego nie pisać
- „Nie podawaj cen i nie obiecuj pracy w sobotę.”
Co zawsze trzeba sprawdzić samemu?
Wszystko, za co odpowiada firma: liczby, nazwy, fakty i zapisy prawne. ChatGPT potrafi brzmieć pewnie także wtedy, gdy się myli, i zdarza mu się wymyślić cytat, źródło albo datę. Samo OpenAI zaleca, żeby traktować jego odpowiedź jako pierwszą wersję, a nie ostateczne źródło.
- Liczby: ceny, rabaty, terminy, ilości, zwłaszcza gdy ChatGPT coś sumował albo przeliczał.
- Nazwy i nazwiska: pisownia, odmiana, nazwa firmy klienta, nazwy produktów.
- Fakty: przepisy, normy, daty, dane o rynku. Jeśli nie wiesz, skąd się wzięły, sprawdź je u źródła albo usuń.
- Zapisy prawne i obietnice: gwarancja, odpowiedzialność, terminy realizacji, warunki płatności. ChatGPT nie zna Twoich umów ani regulaminu.
- Ton: czy tekst brzmi jak Ty i nie obiecuje więcej, niż chcesz.
Prosta zasada: pod mailem i ofertą podpisuje się człowiek, nie narzędzie. Tekst, którego nie przeczytałeś w całości, nie jest gotowy do wysłania.
Czego nie wklejać do ChatGPT?
Danych osobowych klientów, treści umów, haseł i kluczy dostępu ani wyników finansowych przed publikacją. Zamiast nazwiska wpisz „klient”, zamiast kwoty „kwota X”: do szkicu odpowiedzi to wystarczy. Co dzieje się z wklejonymi danymi, jak wyłączyć trenowanie modeli na rozmowach i co mówi RODO, opisuję w artykule Dane firmy w ChatGPT.
Czy zespół może pracować na prywatnych kontach ChatGPT?
Może, ale firma nie ma wtedy wpływu na ustawienia tych kont ani wiedzy, co do nich trafia. W planach firmowych, takich jak ChatGPT Business i Enterprise, według zasad OpenAI dla firm dane firmy domyślnie nie służą do trenowania modeli, to firma decyduje, kto ma dostęp, i można podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych. Gdy kilka osób pracuje z ChatGPT na mailach i dokumentach firmy, to bezpieczniejszy wybór.
Jak wprowadzić ChatGPT w zespole?
Od kilku wspólnych ustaleń, a nie od licencji. Spiszcie, do jakich zadań korzystacie z ChatGPT, czego nie wklejacie i kto czyta tekst, zanim trafi do klienta. Do najczęstszych zadań przygotujcie wzory próśb, które każdy kopiuje i uzupełnia; wtedy maile od różnych osób brzmią podobnie, a nowa osoba nie musi uczyć się wszystkiego od zera.
Kiedy zamiast kopiowania do ChatGPT lepsza jest automatyzacja?
Gdy wiele razy w tygodniu wklejasz do ChatGPT ten sam rodzaj tekstu z tą samą prośbą. Przykład: każde zapytanie z formularza ktoś kopiuje do ChatGPT, a szkic odpowiedzi z powrotem do poczty. Taki proces może działać sam: system odbiera wiadomość, przygotowuje szkic i zostawia go w skrzynce jako wersję roboczą, którą człowiek tylko sprawdza i wysyła.
Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji, piszę w artykule Automatyzacja w firmie: od czego zacząć. Jeśli w firmie jest kilka takich powtarzalnych zadań i nie wiesz, od którego zacząć, uporządkuje je audyt AI.
Do ustalenia w zespole
- Do jakich zadań zespół już korzysta z ChatGPT i na jakich kontach?
- Czy jest spisane, czego nie wolno wklejać?
- Kto czyta teksty z ChatGPT, zanim trafią do klienta?
- Czy macie wspólne wzory próśb do najczęstszych zadań?
- Co kopiujecie do ChatGPT tak często, że warto to zautomatyzować?
Najczęstsze pytania
Czy klient zauważy, że odpowiedź napisał ChatGPT?
Może, jeśli szkic pójdzie bez poprawek: ogólne zwroty i ton niepodobny do Twojego brzmią obco. Dlatego warto go przeczytać i dopisać to, co wiesz tylko Ty: szczegóły sprawy, konkretne terminy, swój sposób pisania.
Czy ChatGPT nadaje się do tłumaczeń dla klientów?
Do maili i opisów usług daje zwykle dobry szkic, zwłaszcza gdy napiszesz, do kogo trafi tekst i jakim tonem ma być napisany. Umowy, regulaminy i teksty, od których zależą pieniądze albo bezpieczeństwo, powinna sprawdzić osoba znająca język albo tłumacz.
Od czego zacząć, jeśli zespół jeszcze nie korzysta z ChatGPT?
Od jednego zadania, które wszyscy znają, np. odpowiedzi na typowe maile. Ustalcie, czego nie wklejać i kto sprawdza teksty, przygotujcie wspólny wzór prośby, a po jakimś czasie porównajcie, co się sprawdziło i co dodać.