12 pytań od klientów o AI Act — checklista dla MŚP

Klienci proszą o szczegóły: AI Act i RODO. Jeśli nie odpowiesz szybko i spójnie, sprzedaż zwalnia. Oto 12 pytań, które dziś padają w RFI (Request for Information — prośba o informacje w przetargu) i gotowe odpowiedzi z „dowodami”, do zrobienia bez kodu w Google i Zapier/Make.

Jak używać tej checklisty i co przygotować w 1 godzinę

AI Act to unijne zasady dla sztucznej inteligencji. Mówią m.in., kto jest za co odpowiedzialny i jakie są obowiązki przy ryzyku. RODO to ochrona danych osobowych. Klienci łączą oba tematy w jednym RFI — daj im spójny pakiet.

Stwórz „pakiet RFI‑AI” w Google Drive. To kilka prostych dokumentów, które uzupełnisz raz, a potem tylko aktualizujesz. Bez technicznych wdrożeń i bez kodu.

• Folder: AI Compliance (współdzielony, tylko dla upoważnionych).
• Google Sheets: Rejestr systemów AI (proces, narzędzie, dostawca, dane, ryzyko, status przeglądu).
• Google Docs: AI Factsheet (1 strona: skrót użycia AI, dane, dostawcy, kontakt).
• Google Docs: Polityka użycia AI (2 strony: dozwolone/zakazane, dostęp, przeglądy).
• Google Docs: Procedura incydentu 72h (1 strona: kroki, kontakt, checklista).
• Zapier/Make (narzędzia do automatyzacji bez kodu — łączą aplikacje): przypomnienia przeglądów, generowanie pakietu RFI z szablonu, archiwizacja w PDF.

12 pytań od klientów i krótkie, bezpieczne odpowiedzi

Dopasuj treść do swojej firmy. Każda odpowiedź ma też „dowód” — proste potwierdzenie w formie pliku lub zrzutu ekranu. To właśnie te załączniki uspokajają compliance po stronie klienta.

• 1) Jakie systemy AI i do czego? — Mamy aktualny rejestr systemów AI (proces, dostawca, rodzaj danych). Używamy głównie wsparcia pisania, analizy tekstu i sprzedaży. — Dowód: Arkusz „Rejestr systemów AI” + 1‑str. „AI Fact
• 2) Czy coś u Was podpada pod „wysokie ryzyko” (high‑risk) w AI Act? — Stosujemy prostą ocenę ryzyka (wpływ × dane). Na dziś nie używamy systemów wysokiego ryzyka; jeśli to się zmieni, uzgodnimy plan zgodności przed uruch
• 3) Jakie dane (także osobowe) trafiają do AI i czy je minimalizujecie? — Wprowadzamy tylko niezbędne dane. Dane osobowe anonimizujemy/pseudonimizujemy (usuwamy lub zamieniamy identyfikatory). — Dowód: Tabela „Mapa danych
• 4) Na jakiej podstawie RODO przetwarzacie dane i jaką macie rolę? — Role i podstawy ustalamy w umowie. Gdy działamy w imieniu klienta, jesteśmy podmiotem przetwarzającym i zawieramy DPA (umowa powierzenia). — Dowód: Kop
• 5) Gdzie są dane i czy opuszczają EOG? — Preferujemy przetwarzanie w UE/EOG (Unia i kraje powiązane). Jeśli transfer poza EOG jest konieczny, stosujemy SCC (standardowe klauzule umowne) i informujemy o podwykonawcach. —
• 6) Czy Wasze dane trenują modele dostawców? — Ustawiamy „zero data retention” (dostawca nie używa danych do trenowania) lub zapewniamy to w umowie. Regularnie sprawdzamy ustawienia kont. — Dowód: Zrzut ekranu z ustawi

Prosta automatyzacja bez kodu, żeby nic nie przepadło

Zapier/Make to „łączniki” aplikacji — ustawiasz reguły typu: jeśli w arkuszu pojawi się wpis, zrób dokument i wyślij powiadomienie. Dzięki temu odpowiedzi i dowody zawsze są świeże, a pakiet RFI generuje się w minutę.

• Google Form „Nowe narzędzie AI” → Sheets: wpisuje rekord i przypisuje właściciela do przeglądu.
• Nowy rekord w „Rejestrze” → Docs z szablonu: tworzy 1‑str. Factsheet i linkuje w arkuszu.
• Przycisk „Pakiet RFI” → generator PDF: spina Factsheet, wycinek Rejestru, Politykę i Procedurę w jeden plik.
• Harmonogram miesięczny → przypomnienia: przegląd uprawnień, logów i okresów retencji.
• Ćwiczenie kwartalne 30 min: „incydent 72h” — lista kontrolna i zapis wyniku w arkuszu.

Jedno miejsce prawdy, krótkie odpowiedzi i małe automatyzacje — to zazwyczaj wystarcza, by zdjąć blokadę compliance i przyspieszyć podpisanie umowy. Chcesz przejść tę checklistę na żywo i ułożyć swój pakiet RFI‑AI w 2 godziny? Napisz — zrobimy to wspólnie.